Hea konverents eeldab iga koosneva osa hoolikalt läbimõtlemist!
Konverentside korraldamine võib olla üpris keeruline protsess, mis nõuab hoolikat planeerimist ja läbimõeldud detaile. Alates asukoha valikust kuni tehniliste lahendusteni. Konverentse korraldatakse selleks, et inimestel oleks võimalus uusi ja kasulikke teadmisi omandada. Ühtlasi on see ka suurepärane võimalus uute inimeste ja koostööpartneritega tutvumiseks. See on osa arengust ning silmaringi laiendamisest.
Inimloomus on tegelikult väga lihtne – tema tähelepanu tuleb pidevalt köita ja turgutada. Seetõttu on oluline konverentside programm läbimõeldult ja hoolikalt kokku panna ning tagada kõik lisaväärtused. Maitsev toit ja jook, võimalusel põnev meelelahutusprogramm ja seda toetav keskkond ning tehniline lahendus.
Selleks, et konverents oleks edukas ja meeldejääv, ei piisa vaid seminariruumi rentimisest ning kõnelejate programmi paika panemisest. Tuleb olla nutikas ja muuta see niinimetatud “igav” konverentsipäev hoopiski oodatud sündmuseks.
Eesti Advokatuuri Üldkogu Filmimuuseumis. Pilt: Raul Mee
Konverentsiruum ei pea olema igav ja minimalistlik, mis ei eristu teistest!
Aina rohkem otsitakse võimalusi, kuidas muuta konverents eriliseks. See on aga suunanud konverentsikorraldust hoopis teistsugustesse keskkondadesse, kui seda on tavaline konverentsiruum.
Ühepäevaseid konverentse eelistatakse pidada organisatsiooni/ettevõtte asukoha linnas. Enamasti kas siis Tallinnas, Tartus või Pärnus. Mitmepäevaste konverentside puhul kaalutakse ka teisi kohti. Võimalusel korraldatakse konverentse ka Eesti saartel ning isegi välismaal.
Korraldasime 2023. aasta suvel kahepäevase konverentsi Tallinna Kruiisiterminalis. Osalejaid oli 250 ringis ning Kruiisiterminali saal võimaldas külalised ilusasti ära mahutada, et oleks piisavalt ruumi ka söögialaks ja muudeks liikumisteks.
Sviatoslav Otchenash’i püsimeigi rahvusvaheline konverents. Pilt: Andres Raudjalg
Eestis on päris mitmeid ruume, mis on mõeldud konverentside pidamiseks. Nende eeliseks on ruumi kohene sobivus õppepäevade läbiviimiseks. Üldjuhul on vajaminev tehnika suures või täies mahus juba olemas ja samuti ka paljud teised tavapäraseks konverentsiks olulised elemendid. Ka neid ruume on võimalik muuta omapärasemaks ning osaleja sõbralikumaks vastavalt ettevõtte/organisatsiooni soovidele.
Üheks sobivaks konverentsikohaks on kindlasti Tallink Spa & Conference Hotel, kus korraldasime käesoleval aastal Esri päevasid. Konverentsist saab lugeda ja pilte näha siit!
Lisaks pakub häid võimalusi konverentsideks ka Eesti Filmimuuseum, mille eeliseks on kindlasti sealsed mugavad kino-toolid. Eesti Advokatuuri üldkogu toimus just nimelt Filmimuuseumis. Ka ruumides, kus mööbli asetust eriliselt muuta ei saa, leiab alati lahendusi, kuidas tekitada teistsugune ja erilisem õhkkond.
Lisaks on Tallinnas veel mitmeid huvitavaid kohti, kus konverentse pidada. Näiteks Lauluväljak, KUMU, Mustpeade maja, Energia Avastuskeskus, Õpetajate maja, Erinevate tubade klubi, Noblessneri Valukoda, PROTO avastustehas, Kai Kunstikeskus, Tallinna hotellid (nt Hiltoni konverentsiruumid ja Radisson Blu/Park Inn konverentsikeskus), Vabamu, Kultuurikatel, T1, Alexela kontserdimaja, Botaanikaaed, Lillepaviljon ja list läheb edasi.
Võimalus networkimiseks!
Konverentsikorralduses on oluline jätta programmis ruumi ka networkimiseks ehk mingeldamiseks. Sageli lähevad paljud osalejad konverentsidele eesmärgiga luua uusi kontakte, enda tegevuste reklaamimiseks ja arenguvõimaluste loomiseks läbi koostööde.
Networkimine on korporatiiv sündmuste puhul üks põhielemente, kuna pakub võimalusi teadmiste ja kogemuste vahetamiseks, ettevõtetel ja organisatsioonidel oma brändi tutvustada ning luua positiivset muljet oma toodetest ja teenustest. Lisaks kohtutakse läbi networkimise teiste motiveerivate ja ambitsioonikate inimestega, mis võib tekitada inspiratsiooni ja motivatsiooni eesmärkide saavutamiseks.
Edukas networkimine eeldab aga sobivat keskkonda, programmi ning inimeste huvi kogu sündmuse suhtes. Üheks võimaluseks on luua eraldi ala networkimiseks. Suunata inimesi sinna ja seal iseenesest juba sünnivad uued koostööd ja arutelud. Võimalus on ka näiteks lõunapausid sedasi korraldada, et tekib võimalus pikemaks vestluseks.
Populaarsust koguv konverentsijärgne tähistamine!
Aina rohkem soovitakse korraldada konverentse, mis lõppevad õhtuse sündmusega. Seda võib nimetada isegi preemiaks – “Aitäh, et pidasid konverentsi tublisti vastu ja see on meiepoolne kingitus!”
Seetõttu on oluline, et õhtune sündmus on konverentsile kirss tordil ning oleks sidus lõpp õppepäeva(de)le. Tihtipeale on plaanitud õhtust programmi hoopiski networkimiseks ja suurepäraseks võimaluseks suhelda inimestega, kellega konverentsi ajal jäi jutt poolikuks või kelleni üldse ei jõutud.
Keskkonnavahetus mõjub osalejatele hästi ning seetõttu on kombeks, eriti mitmepäevaste konverentside puhul, pidada järelpidu/tähistamine teises keskkonnas. Erinevaid lahendusi on sadu, millest üks näiteks on võimas gala-stiilis järelüritus või mõnus õhtupoolik õhtusöögi vormis.
Esri päevade konverentsijärgne üritus. Pilt: Taago Heinmaa
Rahvusvahelised konverentsid annavad võimaluse teha meie väikese Eesti riigi maailmapildis nähtavamaks ja atraktiivsemaks. Seega on suuremad konverentsid lisaks organisatsiooni või ettevõtte tuntuse kasvatamisele ka heaks võimaluseks kodumaa reklaamimiseks. Mitmepäevased konverentsid muutuvad hoopis üheks sidusaks looks ning aasta või mitme aasta suursündmuseks.
Ka vaid eestlaste hulgas peetavad konverentsid on tihtipeale üks suurimaid sündmusi, kuna ühendatakse suurema tähistamisega. Igatahes, järelpeoga või mitte, on oluline muuta konverentsid oodatud sündmuseks.
Konverentsijärgne gala Tallinna Lennusadamas. Pilt: Andres Raudjalg
Sammud, mis tuleb ette võtta eduka konverentsi korraldamiseks!
Tuleb mõelda kastist välja. Mõelda, mis muudab ‘minu’ konverentsi ainulaadseks. Lisada võimalusel juurde meelelahutuslikku poolt ning mõelda peas läbi, et kas mina tahaksin sellel konverentsil osaleda.
Kogu eelnev töö on väga mitmekesine. Tuleb paika panna konverentsi teema, osalejate arv, konverentsi pikkus, programm, esinejad, asukoht, vajadusel ööbimised, transport, eelarve.. ja kui kõik see on tehtud, siis muuta kogu programm ehk ürituse sisu tähelepanu äratavaks.
Konverentsi korraldamiseks olulised tegevused graafiliselt kujutatuna
Protsessi kuulub ka riskianalüüsi koostamine. Sündmuste korraldamisel tuleb arvestada suurel arvul riskide ja probleemidega, millest enamikke saab ennetada. Hea on läbi mõelda korraldamisega kaasnevad finantsriskid, tuleks koostada põhjalik eelarveplaan ning kaaluda erinevaid rahastamisvõimalusi. Arvestada logistiliste murekohtadega, ilmaga ning turvalisuse ja terviseohutuse küsimustega. Välja töötada turvalisus- ja evakuatsiooniplaanid ning järgida kohalikke ohutusnõudeid ja regulatsioone.
Tundide viisi vaid kõnelejate kuulamine tekitab tihtipeale olukorra, kus osalejatel läheb osa infost kaduma ning võib kaduda seos enda ja räägitavate teemadega. Hea viis, kuidas inimesi kaasata ja tähelepanu hoida on läbi interaktiivsete tegevuste. Näiteks töötoad, paneeldiskussioonid, grupiharjutused või küsitlused. Need annavad osalejatele võimaluse aktiivselt kaasa lüüa ja suhelda teiste osalejatega.
“Hea töökeskkond, head mõtted” kehtib ka konverentside puhul. Istudes pikalt ühes keskkonnas ning tehes pidevat mõttetööd, on oluline järgida, et keskkond oleks seda kõike soodustav – vajaminev tehnika, dekoratsioonid, toolid, hea ligipääsetavus.
Selleks, et konverents jõuaks õigete inimeste ja sihtgruppideni, tuleb teha head turundust. Ettevalmistavad tegevused, mis hõlmavad konverentsi promotsiooni erinevates kanalites, näiteks sotsiaalmeedia, e-kirjad, veebisaidid ja reklaamid. Veel on oluline samm läbi mõelda rahalise konverentsi puhul piletite müük. Leida sobiv platvorm, mis oleks mõistlik kliendile ja mugav külalistele.
Üheks suurepäraseks viisiks konverentsi alustamiseks on avashow. See ei pea sugugi kallis ettevõtmine olema, vaid saab mitmeid põnevaid lahendusi leida vastavalt eelarvele. Näiteks rakendasime ühel konverentsil avapauguna Siimu trummishow’d. Väga hea viis kuidas publikut kaasata ning teha niinimetatud icebreaker.
Siim Jõgioja trummishow konverentsi avapauguna. Pilt: Taago Heinmaa
Sündmus on täpselt nii edukas, kui läbimõeldud on selle programm ja kõik muu kaasnev ning iga koosnev osa on oluline ja tähelepanu väärt.
Konverentsid võimaldavad erinevatel valdkondadel ja huvirühmadel kokku tulla ning jagada oma teadmisi ja kogemusi. Pakuvad suurepärast võimalust võrgustike loomiseks ja uute kontaktide loomiseks nii oma valdkonna professionaalide kui ka potentsiaalsete koostööpartneritega.
Lisaks soodustavad uute ideede genereerimist. Kohtumised erinevate inimestega, töötoad ning paneeldiskussioonid innustavad osalejaid mõtlema väljaspool tavapäraseid piire ning leidma uusi lahendusi. Inimestele jäävad meelde üllatused ja ootamatused, seega tuleb kasuks, kui lisada programmi midagi sellist, mis tekitab tugevaid positiivseid emotsioone ning üllatusmomenti.
Juba aastaid on konverentside puhul üks olulisi elemente hübriidlahendus. See loob võimaluse inimestele, kes füüsiliselt kohapeal osaleda ei saa, teha seda läbi videosilla. Alati ei pea tegema otse-ülekannet, kuid on hea, kui käsitletavad teemad salvestatakse ning huvilistel on võimalus konverentsil kajastatud järele vaadata ning meenutada.
Konverentsid loovad võimaluse ettevõtetel ja organisatsioonidel oma toodete, teenuste või ideede reklaamimiseks ning brändi tuntuse suurendamiseks. Seega on oluline seda hästi, meeldejäävalt ning eriliselt teha!
